劳动保障系统中的行政处罚案卷标准，以《北京市行政处罚案卷标准》（附后）为标准，并针对劳动保障行政执法处罚的特点，做如下补充：

    （一） 关于被处罚主体

    根据《社会保险费征缴暂行条例》（国务院259号）和《社会保障费征缴监督检查办法》（劳动保障部令[1999]第3号）的有关规定，缴费单位直接负责人和其他责任人可以成为被处罚主体。此类处罚属于对公民个人的处罚。

    （二） 处罚决定书的审批

    《行政处罚决定书》必须经过行政负责人的签批方可发出，行政负责人的签批，可以在《调查报告》或《制作行政处决定书审批表》等文书中签署的意见来反映。此类文书应在案件调查完毕并已告知当事人陈述权和申辨权后使用，案件承办人员应在《调查报告》或《制作行政处罚决定书审批表》等类文书中写明当事人存在的违法事实和法律依据以及拟处罚的意见。

    （三） 卷内文书排序

    《北京市行政处罚案卷标准》（以下简称《标准》）中规定两种排序方法可以选择。在此不做统一要求。但建议使用《标准》中的第一种排序方法。

    （四） 案卷名称

    案卷名称应由三部分组成，即：

    1． 被处罚主体（公民、法人或其他组织）名称；

    2． 违法行为或被处罚事由；

    3． 类别（如报告、请示、函等，对于行政处罚案卷即为"案"）。

    （五）《标准》中在归档方面应按"档案法"的规定执行。

    （六）各区、县劳动保障局应结合案卷评查活动，规范行政处罚文书的制作和归档工作，提高劳动保障行政执法水平和质量。

    附件：

    北京市行政处罚案卷标准

    （北京市人民政府法制办公室发布 2000年7月1日实施）

    总则

    1适用范围。本标准适用于本市各级行政执法机关（包括经合法授权或委托的组织）按照行政处罚一般程序实施处罚的案卷。

    2标准依据。本标准依据《中华人民共和国行政处罚法》和《中华人民共和国档案法》，以及市政府的有关规定制定。

    3术语

    3.1处罚主体：是指依法能够独立行使行政处罚权并承担法律责任的行政机关或组织。

    3.2被处罚主体：是指实施违反行政法律、法规的行为，受到行政机关依法给予行政处罚的公民、法人或其他组织。

    3.3公民：是指自然人、个体工商户、农村承包经营户、个人合伙。

    3.4法人：是指依法登记、领取法人营业执照的组织。

    3.5其他组织：是指合法成立，有一定组织机构和财产，但又不具备法人资格的组织。

    3.6主要法律文书：是指处罚主体在实施行政处罚过程中，必须填写或制作的书面材料。一般是指在行政处罚程序操作过程中对外使用的文书和处罚审批类文书。

    3.7行政机关负责人：是指该行政机关的法定代表人或主管负责人；行政机关所属执法机构的负责人和受委托组织的负责人，也可视为"行政机关负责人"，但应在执法机关内部工作程序或执法委托书中明确规定。

    3.8证据：主要包括书证、物证、视听资料、当事人陈述、鉴定结论、勘验笔录

    3.9行政处罚程序：是指法律规定的行政机关实施行政处罚的过程中，必须遵守的行为方式、阶段及时间顺序的各种规范。

    3.10时间：本标准所称的时间要具体到年、月、日、时、分。

    3.11地点：本标准所称的地点要具体到市、区（县）路、门牌号、楼层、房间号或乡、队。

    3.12基本标准：本标准所称的基本标准是指反映行政处罚案卷合法性的基本要素。包括主体、事实、适用法律和程序。

    3.13一般标准：本标准所称的一般标准是指行政处罚案卷中，反映各种法律文书的制作和使用范围的一般要求。

    基本标准

    4主体合法

    4.1处罚主体合法：

    4.1.1实施行政处罚的组织具有法定资格；

    4.1.2实施行政处罚的主体经过市政府或区(县)政府确认；

    4.1.3实施的行政处罚符合法定权限；

    4.1.4主要法律文书中，印章使用符合规定：

    4.1.4.1对外使用的文书必须使用行政机关的印章；

    4.1.4.2经市政批准，行政处罚主体可以使用"行政处罚专用章"；

    4.2被处罚主体认定准确：

    4.2.1被处罚主体必须是依法能够独立行使权利、承担法律责任的公民、法人或其他组织：

    4.2.1.1对不满14周岁的人有违法行为的，不予以行政处罚；

    4.2.1.2对精神病人在不能控制自己行为时有违法行为的，不予行政处罚；

    4.2.1.3在案卷中应有证明被处罚主体资格的材料。

    4.2.2被处罚主体必须是违法行为的当事人；

    4.2.3主要法律文书中，被处罚主体使用全称，且前后一致。

    5事实清楚，证据确凿：

    5.1主要法律文书所述违法事实是法律、法规、规章规定应当给予行政处罚的事实；

    5.2 主要法律文书能够准确记载违法时间、地点、情节、程序和后果；

    5.3卷内证据应当合法、有效，足以证明违法行为的性质、情节、程度和后果。

    6适用法律正确：

    6.1行政机关作出行政处罚的依据必须是现行有效的法律、法规、规章；

    6.2主要法律文书中，法律、法规、规章的名称应当使用全称，并准确引用于条、款、项、目；

    6.3当事人的行为必须是法律、法规、规章规定应当给予行政处罚的违法行为；

    6.4行政处罚的种类和幅度符合法律、法规、规章的规定。

    7程序合法：

    7.1在实施阶段应按照立案、调查取证、审查决定、送达执行的步骤实施行政处罚；

    7.2在时间顺序上应按照实施处罚的步骤记载；

    7.3在形式上每一个执法活动的内容、过程和结果都应当有相应的法律文书记载；

    7.4在行为方式上必须符合法定要求：

    7.4.1作出行政处罚决定前必须由两名以上执法人员进行调查取证，并出示执法证件；

    7.4.2作出行政处罚决定前必须告知当事人拟处罚的事实、理由和依据，并听证当事人的陈述和申辩；

    7.4.3符合听证条件的，在作出行政处罚决定前必须告知当事人享有要求听证的权利；

    7.4.4当事人依法要求听证，行政机关应组织听证；

    7.4.5行政处罚决定必须经行政机关负责人批准；重大行政处罚决定必须经行政机关负责人集体讨论；依法应由上一级行政机关批准或决定的行政处罚案件，必须上报；

    7.4.6主要法律文书的送达符合法定的时限、方式、案卷中必须有相应的回执；

    7.4.7依法应当移送其他机关的案件，必须移送。

    7.5经市政府批准，在适用行政处罚的一般程序时，可在法律允许的范围内，简化文书和工作程序。

    一般标准

    8立（销）案审批。主要法律文书有：立案审批文书、销案审批文书等。

    8.1立案审批文书：

    8.1.1案件来源。检查中发现、举报、群众来信来访、领导交办、移送等；

    8.1.2在检查中发现的案件应注明检查的时间；

    8.1.3违法事实。应注明发生违法行为的时间、地点，及承办人对违法事实、情节的判断；

    8.1.4承办人意见。应注明当事人可能违反的法律、法规、规章的名称、条款，建议立案的意见，承办人签名及年、月、日。

    8.1.5审批意见。应有行政机关负责人同意立案的意见、签名及年、月、日。

    8.2销案审批文书：

    8.2.1简述案情。应注明调查取证的情况和结果；

    8.2.2承办人意见。应注明销案的理由和建议销案的意见、签名及年、月、日。

    8.2.3审批意见。应有行政机关负责人同意销案的意见、签名及年月日。

    9调查取证。主要法律文书有调查笔录、抽样取证文书、先行登记保存文书、鉴定结论、听证文书、调查终结报告等。

    9.1调查笔录。包括：询问笔录、检查（勘验）笔录等。

    9.1.1询问笔录（每份《询问笔录》只能对应一个被询问人）：

    9.1.1.1询问起止的时间和地点；

    9.1.1.2询问人和记录人姓名；

    9.1.1.3被询问人的基本情况。应记载其姓名、性别、年龄、住址、单位、职务等；

    9.1.1.4询问内容。包括反映本案事实的时间、地点、行为及行为人、情节、后果等；

    9.1.1.5被询问人对笔录的意见。应有"记录属实"的字样并由被询问人逐页签名或盖章；

    9.1.1.6询问笔录记录的被询问人回答的问题，有修改的，应由被询问人在修改处压指印；

    9.1.1.7被询问人拒绝签字的，应在笔录中注明，并由两名执法人员签名；

    9.1.1.8笔录中应有告知当事人享有陈述和申辩权的记载。使用专门告知文书的除外。

    9.1.2检查（勘验）笔录（一个案件有多处现场的，应分别制作笔录）：

    9.1.2.1被检查人的基本情况。被检查人是公民的，要记载其姓名、性别、年龄、住址、单位、职业等情况；被检查人是单位的，要记载其单位的名称、法定代表人或负责人姓名、职务；其他有关人员在场的，记载其姓名、职务情况；

    9.1.2.2检查（勘验）时间、地点；

    9.1.2.3现场情况。应准确、客观地记载违法事实或违法行为，包括有关的数据、位置、状态、情节、程度等；

    9.1.2.4检查（勘验）、记录人员签名；

    9.1.2.5被检查人对笔录的意见。应注明"情况属实"的字样签名或盖章；

    9.1.2.6被检查人拒绝签字或不在现场的，应在笔录中注明，由见证人或两名执法人员签名或盖章。

    9.2抽样取证文书：

    9.2.1当事人的名称（姓名）；

    9.2.2取证的事由；

    9.2.3取证物品的名称、数量、规格等；

    9.2.4取证的时间、地点；

    9.2.5取证的依据；

    9.2.6当事人签名或盖章；

    9.2.7行政机关印章及年、月、日。

    9.2.8物品清单：

    9.2.8.1物品的数量、品级、名称、规格、型号、形态等；

    9.2.8.2应有两名执法人员签名或盖章；

    9.2.8.3当事人拒绝签字的，应在清单上注明。

    9.3先行登记保存证据文书

    9.3.1先行登记保存证据通知书：

    9.3.1.1当事人的名称(姓名)；

    9.3.1.2登记保存物品的理由；

    9.3.1.3登记保存物品的名称及数量、规格；

    9.3.1.4登记保存物品的方式、期限和地点；

    9.3.1.5当事人签名或盖章；

    9.3.1.6行政机关印章及年、月、日。

    9.3.2物品清单(同本标准9.2.8)

    9.3.3先行登记保存证据审批文书

    9.3.4物品处理通知书：

    9.3.4.1当事人的名称（姓名）；

    9.3.4.2物品处理意见；

    9.3.4.3执法人员、当事人签名或盖章；

    9.3.4.4行政机关印章及年、月、日。

    9.4鉴定结论：

    9.4.1申请鉴定的单位或个人；

    9.4.2申请鉴定的时间及内容；

    9.4.3明确的结论性意见；

    9.4.4鉴定部门印章、年、月、日及鉴定人员姓名；

    9.5听证文书。包括听证告知书、听证通知书、听证公告、听证记录、听证报告等。

    9.5.1听证告知书：

    9.5.1.1当事人违法事实和所依据的法律、法规、规章的名称及相应的条、项、目；

    9.5.1.2拟作出行政处罚的种类和幅度；

    9.5.1.3当事人依法享有要求举行听证的权利法定期限；

    9.5.1.4行政机关的名称、地址、印章及年、月、日。

    9.5.2听证通知书：

    9.5.2.1举行听证的时间、地点；

    9.5.2.2听证主持人的姓名；

    9.5.2.3当事人可以委托代理人参加听证和有要求听证主持人回避的权利；

    9.5.2.4行政机关印章及年、月、日。

    9.5.3听证公告：

    9.5.3.1案由；

    9.5.3.2听证时间、地点；

    9.5.3.3听证机关印章及年、月、日。

    9.5.4听证笔录：

    9.5.4.1举行听证的起止时间、地点；

    9.5.4.2听证主持人、记录人、当事人、代理人、案件调查人的姓名、性别、工作单位、职务、电话、住址等基本情况；

    9.5.4.3当事人对案件涉及的事实、证据、依据陈述、申辩的内容；

    9.5.4.4当事人签名。

    9.5.5听证报告：

    9.5.5.1案由；

    9.5.5.2听证的时间、地点和参加人情况；

    9.5.5.3当事人针对行政机关认定的违法事实、情节、适用法律等提出的理由和证据，及从轻、减或不予行政处罚的要求；

    9.5.5.4主持人的意见和建议。

    9.6调查终结报告(可与案件处理呈报文书合并使用)

    10审查决定。主要法律文书有：案件处理呈批文书、案件集体讨论记录、行政处罚决定书、责令改正通知书等。

    10.1案件处理呈报文书：

    10.1.1案由；

    10.1.2当事人的基本情况。当事人是公民的，要记载其姓名、性别、年龄、住址、单位、职业等情况；当事人是单位的，要记载其单位的名称、法定代表人或负责人的姓名、职务；

    10.1.3违法事实。认定的违法事实、情节、后果、依据，及当事人的申辩意见；

    10.1.4承办人意见。承办人员对该案处理适用的依据和意见，签名及年、月、日；

    10.1.5行政机关负责人审批意见。行政机关负责人同意处罚的意见、签名及年、月、日。

    10.2案件集体讨论记录：

    10.2.1时间、地点；

    10.2.2案由；

    10.2.3主持人、出席人员、列席人员、记录人员的姓名及职务；

    10.2.4承办人员汇报案情；

    10.2.5参加讨论人员的主要观点和意见；

    10.2.6结论性意见。

    10.3行政处罚决定书：

    10.3.1当事人的基本情况。当事人是公民的，要记载其姓名、性别、年龄、住址、单位、职业等情况；当事人是法人或其他组织的，要记载其名称、地址、法定代表人或负责人姓名、职务；

    10.3.2违反法律、法规、规章的事实、依据；

    10.3.3实施行政处罚的依据及种类；

    10.3.4行政处罚的履行方式及期限；

    10.3.5不服行政处罚决定，申请行政复议、行政诉讼的途径和期限。应分别注明复议机关及复议期限、诉机关及诉讼期限；

    10.3.6作出行政处罚决定机关的名称及年、月、日（年、月、日以行政机关负责人批准或决定处罚的日期为准）；

    10.3.7行政机关印章。

    10.4责令改正通知书：

    10.4.1当事人的名称(姓名) ；

    10.4.2违反事实；

    10.4.3违反法律、法规、规章的名称及具体条、款、项、目；

    10.4.4责令改正的内容及期限；

    10.4.5行政机关印章及年、月、日；

    10.4.6行政机关对当事人改正情况的复查记录。

    11送达执行。主要法律文书有：送达回证。

    11.1送达回证（适用于发生法律效力和具有法律意义文书的送达）：

    11.1.1送达文书的名称；

    11.1.2受送达人的名称(姓名)；

    11.1.3送达的时间、地点；

    11.1.4送达方式。代表送达、留置送达的应在备注中注明；公告送达应将公告书归档入卷；邮寄送达的可以将挂号信回执粘贴于备注中；

    11.1.5行政机关印章；

    11.1.6送达人签名；

    11.1.7收件人员签名；

    11.2 执行文书：

    11.2.1行政处罚全部履行的，应有相应的凭证。如行政处罚缴款书、违法物品监销单等；

    11.2.2行政处罚部分履行的，应有相应的审批文书。如延期或分期缴纳罚款审批文书等；

    11.2.3行政处罚逾期不履行的，应有依法加处罚款；查封、扣押、冻结；申请法院强制执行的文书。

    12结案。主要法律文书有：结案审批文书。

    12.1结案审批文书：

    12.1.1案由；

    12.1.2案情；

    12.1.3执行情况；

    12.1.4承办人建议结案的意见、签名及年、月、日；

    12.1.5行政机关负责人同意结案的意见、签名及年、月、日。

    立卷归档标准

    13.1行政处罚案件实行一案一卷制度，一卷一号。涉及国家机密、商业秘密、个人稳私的案件，可以实行一案二卷，即正卷和副卷。

    13.2卷内文书应当使用钢笔、签字笔或毛笔书写。所有文书只存一份正本。

    13.3不能随文书装订立卷的证据，应放入证据袋中，随卷归档，并在物证袋上注明证据的名称、数量、拍摄时间、地点等内容；不能随文书立卷装订的录制、录像或实物证据，需在备考中注明录制的内容、数量、时间、地点、责任人及存放地点等内容。

    13.4卷内文书可选择下列两种顺序排列：第一种顺序是行政处罚决定书和送达回证在前，其余文书按照办案时间顺序排列；第二种顺序是行政处罚决定书和送送回证在前，其余文书按照法律文书、证据文书、其他文书设置分类按序顺序。

    13.5破损文书应修补或复制。文书过小的应衬纸粘贴，文书过大的应折叠整齐。

    13.6卷内文书采用阿拉伯数字逐页编写页码，正页在右上角、反页在左上角编写。

    13.7卷内目录和备考表填写规范，案卷装订无金属物，并符合档案法的其他要求。

    [参见北京市劳动保障局转发《北京市行政处罚案卷标准》的通知（2000年7月18日 京劳社法发[2000]131号）]